Politique de protection des données

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L'association HABITAT & TIC porte une attention particulière à la protection et au respect des droits et libertés
et, plus particulièrement, à la protection et au respect de la vie privée et des données à caractère personnel.

D'une manière générale, l'association s'engage à respecter les droits de la personne concernée
par les données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement sous sa responsabilité.

La présente politique de protection des données est destinée à informer toute personne en relation avec l'association des moyens mis en œuvre par l'association pour respecter au mieux les textes de référence au regard des risques encourus par les personnes concernées et des moyens humains et financiers dont dispose l'association.
Les mots et expressions en gras italique sont explicités dans le glossaire à la fin de la présente politique de protection des données.

Les deux textes de référence en matière de protection de la vie privée et des données à caractère personnel sont :
  • le "Règlement Général sur la Protection des Données" dit "RGPD" (RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL)
  • la "Loi Informatique et Libertés" ou "LIL" (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés)
L'association HABITAT & TIC est une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, enregistrée en sous-préfecture d’ÉTAMPES le 27 février 2020 sous le numéro W911005767.
L'adresse du siège social de l'association est : 23 grand chemin de Maisse - 91150 ÉTAMPES.
L'association HABITAT & TIC est inscrite au Répertoire des Entreprises et des Établissements sous l'identifiant SIREN 882 569 205 avec le code APE 9499Z (Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire). L'identifiant SIRET du siège de l'association est 882 569 205 00017.
Le responsable du traitement est l'association en tant que personne morale dûment représentée par les personnes chargées de l'administration de l'association déclarées en préfecture (Stève BIZOLIER, président / Karine TRÉFAUT, trésorière / Frédérique DUMONT, secrétaire).
A ce jour, les traitements de l'association entrent dans le cadre des exceptions permettant de ne pas désigner un délégué à la protection des données.
L'association a besoin de données vous concernant pour mettre en œuvre les actions permettant d'atteindre son objectif d'œuvrer pour l'accompagnement social. Ces actions impliquent principalement de pouvoir :
  • disposer des données à caractère personnel strictement nécessaires pour communiquer avec les différents interlocuteurs de l'association et répondre à leurs sollicitations (état civil : genre, nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique).
    A l'exception de l'envoi de nos lettres d'informations soumis à votre consentement, ce traitement ayant pour finalité la "Gestion d'une base de contacts aux fins de communication et de prospection" a pour fondement juridique l'intérêt légitime du responsable du traitement.
    Pour cette finalité, les données sont conservées pendant trois ans à l'issue de la dernière relation entre l'association et la personne concernée.
  • disposer des données à caractère personnel strictement nécessaires pour assurer la gestion administrative des membres et donateurs (état civil : genre, nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, date de naissance – identité bancaire pour la gestion des cotisations, des dons et des défraiements – données de connexion : identifiant, mot de passe, date et heure de connexion, adresse IP pour la gestion des droits et la sécurisation des données).
    Ce traitement ayant pour finalité la "Gestion des membres et donateurs" a pour fondement juridique l'intérêt légitime du responsable du traitement.
    Pour cette finalité, les données sont conservées pendant un an à l'issue de la perte de qualité de membre, sauf accord explicite de la personne concernée. Pour les donateurs, les données sont supprimées après deux sollicitations restées infructueuses.
  • échanger des données avec des partenaires pour faire aboutir les actions (état civil : genre, nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique et autres données précisées lors de la demande de consentement le cas échéant).
    Ce traitement ayant pour finalité la "Communication de données à des tiers sans but lucratif " a pour fondement juridique le consentement de la personne concernée.
    Pour cette finalité, les données sont conservées pendant trois ans à l'issue de la dernière relation entre l'association et la personne concernée.
Certaines actions de l'association nécessitent des données personnelles complémentaires sur votre vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, situation de handicap, …). Ces traitements spécifiques vous seront détaillés au fur et à mesure de leur mise en application.
Les données vous concernant nous ont été principalement communiquées par vous-même à l'occasion d'échanges avec un des membres de l'association ou par l'intermédiaire d'un formulaire diffusé au format papier ou numérique par l'association.
Lorsque des données à caractère personnelles vous sont demandées par l'association, nous vous informons des raisons pour lesquelles nous collectons ces données et vous demandons, si nécessaire, votre consentement pour l'utilisation que nous souhaitons en faire.
Lorsque des données vous concernant sont transmises à l'association par d'autres personnes physiques ou morales, nous vous en informons lors de notre premier contact.
Lorsque des données vous concernant sont transmises à l'association par un partenaire dans le cadre d'un projet à l'initiative de ce dernier, l'association s'engage, en tant que sous-traitant, à limiter les échanges de données entre l'association et son partenaire ainsi que les traitements de ces données aux seules fins de réalisation du projet. Les engagements réciproques de l'association et de son partenaire vis-à-vis des données vous concernant sont formalisés dans une convention de projet.
Lorsque vous accéder à distance aux applications de l'association, des données vous concernant peuvent être nécessaires au fonctionnement et à l'utilisation de ces applications. Vous avez alors accès, à tout moment, aux informations spécifiques à chaque application lorsque vous l'utilisez. Par exemple, sur le site Internet de l'application, le lien Gestion des cookies est disponible en bas de toutes les pages pour vous informer à ce sujet.
L'association veille à limiter l'accès aux données vous concernant aux seules personnes qui ont réellement besoin de connaître ces données pour mener à bien les actions qui leur sont confiées.
Toute personne agissant pour le compte de l'association s'engage à respecter la présente politique de protection des données et signe un engagement de confidentialité relatif aux données à caractère personnel.
Les données vous concernant peuvent être communiquées à des tiers sans aucune contrepartie financière pour l'association, sous réserve de votre consentement.
Les données vous concernant peuvent également faire l'objet de traitements statistiques anonymisés.
L'association peut également être amenée à transmettre les données vous concernant à des tiers autorisés sous réserve du strict respect de la législation en vigueur.
Les données au "format papier" sont stockées au siège de l'association.
L'association procède à une numérisation systématique des données pour les enregistrer sous forme de fichiers informatiques. Ces fichiers informatiques sont régulièrement sauvegardés.
Toute personne agissant pour le compte de l'association est susceptible d'être en possession temporaire de données au "format papier ou numérique" vous concernant sous réserve d'avoir réellement besoin de connaître ces données pour mener à bien les missions qui lui sont confiées, de respecter son engagement de confidentialité et de respecter la présente politique de protection des données.
Pour les traitements informatisés des données, l'association privilégie l'utilisation des applications open source et des logiciels libres suivants :
  • le logiciel libre YesWiki conçu spécifiquement pour faciliter la coopération ouverte et permettant la réalisation de sites internet,
  • l'application open source Garradin conçue spécifiquement pour optimiser la gestion des adhérents et de la comptabilité des associations,
  • la plateforme open source Nextcloud conçue spécifiquement pour stocker, organiser, partager des documents et travailler ensemble,
  • le logiciel libre LimeSurvey conçu spécifiquement pour la réalisation de questionnaires en ligne et d'enquêtes statistiques.
Ces applications sont configurées par des personnes dûment habilitées par l'association. L'association veille à ce que ces personnes s'engagent à respecter la présente politique de protection des données et, plus particulièrement, à ce que ces personnes dûment habilitées s'engagent à accéder aux données vous concernant uniquement en cas de nécessité absolue.
Ces applications installées chez un hébergeur s'engageant à stocker en France les données vous concernant. Les coordonnées de cet hébergeur sont :
  • o2switch - SARL au capital de 100 000€ - Siret : 510 909 807 00024 - RCS Clermont Ferrand
    Opérateur Télécom déclaré ARCEP - 09/2989 - AS50474
    o2switch est une société du groupe Zohey, SAS au capital de 8 000 000€
    Politique des données personnelles de o2switch
Tout éventuel transfert des données vous concernant vers un pays étranger ou traitement transfrontalier doit recevoir l'approbation de l'association qui s'engage à vous en informer et à mettre à jour la présente politique de protection des données en conséquence. Par exemple, une personne agissant pour le compte de l'association pourrait avoir besoin, dans le cadre strict de ses missions, de traiter des données vous concernant au cours d'un déplacement hors de France.
Lorsque vous accédez à distance aux applications de l'association depuis un pays hors de l'Espace Économique Européen, l'association considère que vous êtes à l'origine du flux transfrontalier d'information et ne peut alors présager du niveau de protection dont bénéficie les données vous concernant lors de ce transfert. D'une manière générale, l'association vous recommande de ne jamais vous connecter à Internet en utilisant un réseau WIFI public. Dans le cas particulier où vous accéder à distance aux applications de l'association, depuis un pays hors de l'Espace Économique Européen, l'association vous recommande vivement l'utilisation d'un VPN.
Nous faisons tout ce que nous pouvons pour prendre soin des données que vous nous confiez et en assurer la disponibilité, l'intégrité et la confidentialité mais nous ne sommes ni magiciens ni infaillibles !...
Si malgré notre vigilance vous constatez une panne d'une de nos applications, une erreur vous concernant, l'apparition d'une information que vous souhaitez garder secrète (ou toute autre bizarrerie plus ou moins désagréable…), vous pouvez nous aider à nous améliorer en nous le signalant par courriel (vie-privee @ habitat-et-tic.org) ou par tout autre moyen à votre convenance.
Vous pouvez aussi nous aider grâce à vos "bonnes pratiques numériques" que vous pouvez toujours améliorer grâce, par exemple :
Vous pouvez nous demander d'accéder, de rectifier ou d'effacer les données vous concernant.
Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement des données vous concernant.
Lorsque vous nous avez donné votre consentement (par exemple pour recevoir notre lettre d'information ou nous permettre de communiquer des données vous concernant à des tiers sans aucune contrepartie financière pour l'association), vous pouvez revenir à tout moment sur votre consentement.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez contacter l'association Habitat & TIC par courriel (vie-privee @ habitat-et-tic.org) ou par courrier postal (23 Grand Chemin de Maisse – 91150 ETAMPES).
Pour plus d'information sur vos droits, vous pouvez consulter le site de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (https://www.cnil.fr). Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits "Informatique et Libertés" ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente politique de protection des données qui est susceptible d'être mise à jour pour tenir compte de l'évolution des actions de l'association et de son système d'information ainsi que des évolutions des textes de références et des recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

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